Fallstudie · Beherbergung · Ferienwohnungen, Pensionen, Gasthäuser
Zwei Stunden am Abend für Mails, die sich fast immer gleich lesen.
Ein E-Mail-Assistent liest Anfragen, prüft den Belegungsplan und legt Ihnen das fertige Angebot zur Freigabe aufs Handy. Sie entscheiden, er schreibt. Hier ist der ganze Ablauf durchgerechnet, mit Kosten und Grenzen.
Mailarbeit pro Woche in der Hauptsaison: zwei Stunden an sieben Abenden.
angenommen · Musterbetrieb, 5 WohnungenEin Abend im Betrieb
Eine Familie fragt für die Herbstferien an. So läuft die Anfrage durch den Referenzaufbau.
-
21:40Die Anfrage kommt an.
Zwei Erwachsene, zwei Kinder, 18. bis 25. Oktober, mit Hund. Der Assistent liest mit, ordnet sie als Buchungsanfrage ein und zieht Daten, Personen und Wünsche heraus.
-
21:41Das Angebot liegt bereit.
Freie Wohnung gefunden, Preis nach Ihren Regeln berechnet, Gästebeitrag und Hundepauschale eingerechnet. Der Entwurf landet im Cockpit, Ihr Handy meldet sich.
-
21:44Sie geben frei.
Kurz lesen, freigeben, fertig. Ohne Ihre Freigabe geht kein Angebot an einen Gast.
-
07:00Die Reinigung ist beauftragt.
Aus dem Abreisedatum entsteht der Auftrag an Ihren Reinigungsdienst, ohne dass jemand daran denken muss. Dafür braucht es nicht einmal das Sprachmodell.
Beispielablauf im Referenzaufbau. Die Uhrzeiten zeigen die Reihenfolge, keine gemessene Antwortzeit.
Vorher und nachher, ehrlich getrennt
Was am Testaufbau gemessen wurde, ist grün markiert. Was für den Musterbetrieb angenommen ist, gestrichelt. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen wir im Gespräch nach.
Vorher
Nachher
Was die KI macht. Was Sie entscheiden.
Der Assistent übernimmt
- Anfragen lesen und einordnen: Buchung, Frage, Schadensmeldung
- Daten herauslesen und mit dem Belegungsplan abgleichen
- Angebote und Bestätigungen aus Ihren eigenen Textbausteinen entwerfen
- Reinigung und Hausmeister beauftragen (Zusatzmodul)
Sie behalten
- jede Freigabe, bevor ein Angebot an einen Gast geht
- Preise, Regeln und Ausnahmen
- Beschwerden, Sonderwünsche, alles mit Fingerspitzengefühl
- das letzte Wort, immer
Die Grenze, offen gesagt
Im Test haben Sprachmodelle in schwierigen Fällen Angaben ergänzt, die nicht in der Mail standen, je nach Modell in 1 bis 3 von 10 Fällen. Genau deshalb geht nichts ohne Ihre Freigabe hinaus.
gemessen · 10 Testfälle je ModellWas dahintersteckt
Vier Teile, mehr nicht. Ihr Postfach bleibt, wie es ist.
Gäste schreiben wie bisher an Ihre Adresse.
Läuft auf einem eigenen Server nur für Ihren Betrieb.
Wird nur gefragt, um eine Mail einzuordnen und Daten herauszulesen.
Im Browser und auf dem Handy: Vorgänge, Freigaben, Ansprechpartner.
Server und Sprachmodell laufen über Ihre eigenen Konten beim Anbieter. Rechnen Sie mit rund 10 € im Monat für den Server, je nach Anbieter, dazu wenige Euro für das Sprachmodell. Beides zahlen Sie direkt an den Anbieter.
Ihr Cockpit. Sie sehen alles, was passiert.
Keine Blackbox und keine fremde Plattform, an die Sie gebunden sind. Jeder Vorgang ist sichtbar, jede Freigabe nachvollziehbar.
Echte Screenshots aus meiner eigenen Cockpit-Instanz. Bei Ihnen zeigt das Cockpit Ihre Module, etwa Buchungen und Reinigung.
Was es kostet
Ab-Preise je Baustein. Der genaue Preis hängt von der Zahl Ihrer Einheiten, Ihren Sonderregeln und dem Zustand Ihrer Daten ab.
E-Mail-Assistent mit Cockpit
- Anfragen lesen und einordnen
- Angebots- und Bestätigungsentwürfe zur Freigabe
- Cockpit mit Chat und Push
- Betreuung: technische Updates und Anpassungen an den Abläufen
- Probebetrieb mit Ihren echten Anfragen und Einweisung
Alle Preise netto zzgl. USt. Server und Sprachmodell buchen Sie mit meiner Anleitung direkt beim Anbieter: rund 10 € im Monat für den Server, je nach Anbieter, dazu wenige Euro für das Sprachmodell.
Eine Aushilfe auf Minijob-Basis (603 €) kostet Sie als Arbeitgeber mit den Pauschalabgaben von rund 31 % etwa 790 € im Monat. Quelle: Minijob-Zentrale, Beitragssätze 2026.
Üblich sind 15 bis 25 % vom Mietumsatz (Marktübersicht Favorent). Schon mit 15 % sind das bei fünf Wohnungen rund 750 bis 940 € im Monat. Rechenbeispiel mit 1.000 bis 1.250 € Mietumsatz je Wohnung und Monat.
Was kostet es für Ihren Betrieb?
Ein paar Angaben genügen. Sie sehen sofort eine Einschätzung, ich melde mich innerhalb eines Werktags.
Die Fragen, die jeder stellt
Wo liegen die Daten meiner Gäste?
Auf Ihrem eigenen Server. Die Konten bei Hoster und Modellanbieter legen Sie selbst an, sie laufen auf Ihren Namen und Ihre Verträge. Ich baue das System und halte es technisch aktuell. Das Sprachmodell bekommt nur den Mailtext, den es zum Einordnen und Auslesen braucht.
Welches Sprachmodell wird genutzt?
Standard ist IONOS mit Rechenzentren in Deutschland. Auf Wunsch binden wir auch OpenAI, Anthropic oder Google an, zum Beispiel wenn ein Modell für Ihre Mails verlässlicher arbeitet.
Was passiert, wenn die KI sich irrt?
Dann sehen Sie es vor dem Absenden. Angebote und Bestätigungen sind Entwürfe, bis Sie freigeben. Fehlt eine Angabe, soll der Entwurf nachfragen statt zu raten. Das klappt nicht immer, siehe oben. Deshalb lesen Sie jeden Entwurf, bevor er hinausgeht.
Kann ich wieder aussteigen?
Ja. Die Betreuung läuft mindestens zehn Monate, danach ist sie monatlich mit einem Monat Vorlauf kündbar. Server und Modellzugang gehören Ihnen: Sie behalten sie oder kündigen sie nach den Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
Wie viel Arbeit habe ich mit der Einrichtung?
Ein Erstgespräch, Ihre Angaben zu Wohnungen, Preisen, Regeln und Textbausteinen, ein Probebetrieb mit Ihren echten Anfragen und eine Einweisung. Wie viel Zeit das bei Ihnen kostet, hängt vor allem davon ab, was schon schriftlich vorliegt, etwa Preisliste, Hausordnung und typische Antworten. Das schätzen wir im Erstgespräch gemeinsam für Ihren Betrieb ab.
Ist das ein echter Kunde?
Nein. Der Betrieb ist ein Musterbetrieb mit fünf Ferienwohnungen. Den Aufbau gab es wirklich, und an ihm sind Technik, Kosten und Einrichtungsaufwand gemessen. Die gesparte Zeit ist eine Annahme, die wir mit Ihren Zahlen nachrechnen.
Rechnen wir es mit Ihren Zahlen nach.
30 Minuten, unverbindlich. Sie erzählen, wie Ihre Anfragen heute laufen, ich sage Ihnen, was sich lohnt und was nicht.
Bilder teils KI-generiert